Instructions for completing an Online Records Request

Law Enforcement, district attorneys, or other in-state or out of state Child Welfare Agencies, you may submit your request to CYF Records Management. Please include a written request on agency letterhead that includes the names of alleged victims, perpetrators, and any related individuals, dates of birth, and the timeframe of requested records. 

This form is for requesting Children, Youth and Families Child Abuse/Neglect Records located in Jefferson County only. Click on the following link and fill out the form. Once you have filled it out, save it to a location on your computer you will remember (e.g. your desktop). Create an email addressed to CYF Records Management and attach your completed request, as well as the following documentation for your type of request.

Parent/Legal custodian or guardian requests:

• Proof of identity (Notarized copy of valid State ID or Driver’s License) 
• Custodial/Guardianship documentation (if not parent) 
  • Fee statement: There is a charge of $1.25 per page for copies of records. You will receive an estimate of amount of pages and the cost for your approval before we proceed. Payment by mail may be made by check or money order payable to the Jefferson County Treasurer. If you wish to come into the office to make a payment, then cash, debit, or credit card can be used. Currently, we have no means of accepting online payments. Please do not make a payment until you have been instructed. 

CFI/PRE requests: 

• Court order of appointment AND 
• Release of information from all parents, custodians, legal guardians involved 
  • Fee statement: the charge for records will be determined by the County Attorney’s Office. Please state in your request if cost approval is needed prior to preparation of the records. 

Attorney or attorney representative, investigator, or therapist: 

• Release of information from parent (if requesting for juvenile records) 
• Release of information from self (if requesting adults records) 
  • Fee statement: the charge for records will be determined by the County Attorney’s Office. Please state in your request if cost approval is needed prior to preparation of the records. 

Records Request Form

If you are not the parent or legal guardian of the child(ren) you wish records for, you will need to provide a release of information from the parent or legal guardian and a notarized copy of those parents or guardians current identification. If you are a legal guardian of the child(ren) you will need to provide guardianship documentation from the court. If you are a CFI, you will need to provide your court appointment. If you are an Attorney or Attorney representative, please provide a release of information.

Authorization for Release of Information

Please note that it can take 5 weeks or longer to complete a request. When your request is complete you will be notified by email that your records are ready. The email will include instructions on how to pay for and obtain the records. Please understand that we are not allowed to discuss any information in reports of child abuse/neglect over the phone.

Instrucciones para hacer una Solicitud de Registros en línea

Esta forma es para solicitar registros de Abuso y Negligencia Infantil del Departamento de Niños, Jóvenes, Familias y Protección de Adultos, situado en el condado de Jefferson solamente. Haga clic en el siguiente enlace y llene la forma. Una vez llena, guárdela en una localidad en su computadora que sea fácil de recordar (por ejemplo, en el desktop). Inicie un correo electrónico dirigido a CYF Records Management y adjunte la forma de solicitud de registros completada, así como la siguiente documentación para su tipo de solicitud: 

Para solicitudes de parte de Progenitores o Tutores: 

• Comprobante de identidad (Copia Notariada de Identificación Estatal valida o Licencia de Conducir) 
• Documentación de Custodia/Tutela (si no son progenitores) 
  • Tarifa: Existe un costo de $1.25 por página por las copias de los registros. Usted recibirá un estimado de la cantidad de páginas, y el costo, para su aprobación antes de proceder. Se puede pagar por correo con cheque o giro postal pagable a “Jefferson County Treasurer.” Si usted desea venir a la oficina para hacer un pago, entonces puede usar efectivo o una tarjeta de crédito o débito. Al momento no contamos con los medios para aceptar pagos en línea. Por favor no realice ningún pago hasta que se le indique. 

SOLICITUD DE REGISTROS

Si usted no es el padre o tutor del niño(s) del cual desea los registros, usted debe contar con una autorización de divulgación de información firmada por el padre o tutor y con una copia notarizada de la identificación de dicho padre o tutor. Si usted es el tutor legal del niño(s) usted debe proveer la documentación de la tutela por parte de la corte. 

Autorización para revelar información

Por favor tenga en cuenta que puede tomar 5 semanas o más el procesar una solicitud. Cuando su solicitud sea procesada, se le notificara por correo electrónico que sus registros están listos. El correo electrónico incluirá instrucciones sobre cómo hacer el pago y obtener sus registros. Por favor comprenda que no nos es permitido discutir por teléfono cualquier información en los reportes de abuso infantil/negligencia.